Pomimo wszechobecnych komputerów w każdej firmie wciąż pewna część dokumentów utrzymywana jest w formie papierowej. Są to najczęściej umowy z klientami i dostawcami, faktury, różnorakie pisma wewnętrzne i zewnętrzne, oferty, dokumenty księgowe i podatkowe, czy wreszcie te związane z pracownikami. Ich ilość zwiększa się z każdym kolejnym miesiącem prowadzenia działalności, co powoduje, że dość łatwo tworzy się wśród nich bałagan. Aby go uniknąć, warto od początku zadbać o odpowiedni system przechowywania oraz archiwizacji dokumentacji firmowej.
Tradycyjne segregatory – sprawdzony sposób na porządek w dokumentach
Bez względu na wielkość i charakter działalności firmy porządek w papierach pomagają tradycyjne segregatory i skoroszyty umieszczone na regałach. Ich zaletą jest niski koszt oraz to, że można je kupić w każdej hurtowni z artykułami biurowymi bądź nawet zwykłym sklepie papierniczym. Twarde oprawy segregatorów skutecznie chronią papierowe dokumenty przed zniszczeniem (zwłaszcza jeśli umieści się je w koszulkach), a wygodne sposoby znakowania ułatwiają ich wyszukiwanie. Wystarczy pogrupować określone rodzaje dokumentów i umieścić je w oddzielnych segregatorach, oznaczając je właściwymi nazwami np. faktury, umowy, zamówienia, reklamacje itp. Warto opracować system umieszczania w nich kolejnych dokumentów – najczęściej robi się to według dat lub alfabetycznie.
DMS, czyli komputerowy system do zarządzania dokumentacją
Tak jak wspomnieliśmy na początku, dzisiaj trudno znaleźć firmę, która nie wykorzystywałaby w swojej działalności komputerów oraz nowoczesnych systemów informatycznych. Tak naprawdę niemal każdy dokument powstaje dzisiaj najpierw w formie elektronicznej, a dopiero potem jest ewentualnie drukowany. Właśnie dlatego coraz więcej przedsiębiorstw korzysta ze specjalnych systemów do zarządzania dokumentacją w formie elektronicznej (ang. DMS, czyli Document Management System). Na rynku są dostępne rozwiązania przystosowane do obsługi zarówno wielkich korporacji, jak i niewielkich firm, dlatego praktycznie każde przedsiębiorstwo może z nich skorzystać. W zależności od potrzeb system taki może służyć wyłącznie do archiwizacji i porządkowania dokumentów według określonych kategorii i dat, albo dodatkowo umożliwiać ich edycję wybranym pracownikom, przesyłania ich między działami w ramach obiegu wewnętrznego, czy również do odbiorców zewnętrznych.
Regularna archiwizacja i digitalizacja
Utrzymanie porządku w dokumentacji firmowej wymaga przede wszystkim przestrzegania procedur związanych z ich obiegiem i archiwizacją. Chodzi o to, by np. po wydrukowaniu faktury dla klienta, jej kopia nie leżała przez tydzień na biurku wśród innych papierów, lecz od razu znalazła swoje miejsce we właściwym segregatorze oraz katalogu komputerowym. Bieżące przestrzeganie takich zasad jest najlepszym sposobem na porządek. To jednak nie wszystko, ponieważ kilka razy w roku w każdej firmie warto przeprowadzać generalne porządki, czyli przegląd dokumentów w celu wyłonienia tych, których dalsze przechowywanie w podręcznych segregatorach nie jest już konieczne. Starsze dokumenty należy zarchiwizować (czyli umieścić w specjalnych pudłach) bądź zniszczyć, o ile pozwalają na to przepisy. Przedtem warto je zdigitalizować, czyli zeskanować i zapisać na dysku bądź innym nośniku pamięci.
